NA 043

DIN-Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen (NIA)

2023-06-08

DIN SPEC 32791 Dokumenten-Fachverfahren-Integrations-Standard (DokuFIS) für Dokumenten-Managementsysteme und kommunale Fachanwendungen veröffentlicht

Mit der Bereitstellung am 02.06.2023 wurde die neue DIN Spezifikation DIN SPEC 32791 für Schnittstellen von Fachanwendungen und Dokumenten-Management-Systemen (DMS) für die eAkte im kommunalen Sektor veröffentlicht.

Mit dieser DIN SPEC sollen zukünftig die bisher individuellen Schnittstellen der DMS-Systeme durch einen einheitlichen eAkte-Schnittstellen-Standard ersetzt werden. Diese Vereinheitlichung erleichtert erheblich die Anbindung von Fachverfahren an die DMS-Systeme, da Eigenentwicklungen für jeden einzelnen Anwendungsfall somit nicht mehr notwendig sind.

Dies beschleunigt die Projekte und reduziert die Projektkosten für die Kommunen.

Die neue DIN SPEC 32791 unterstützt dabei auch die digitale Souveränität der Kommunen, da die Abhängigkeit von einzelnen Zulieferern sinkt. Damit werden Kommunen unabhängiger in ihren Entscheidungen über Digitalprojekte. Voraussetzung ist dabei allerdings, dass zukünftig in den Ausschreibungen eine Erfüllung dieser DIN-Spezifikation als Muss-Kriterium definiert wird.

Hervorgegangen ist DIN SPEC 32791 aus dem Standard DokuFIS, der durch die Arbeitsgruppe DMS des DATABUND vor einigen Jahren entwickelt wurde. Die Überführung in eine DIN-Spezifikation soll dabei unterstützen, die Verbreitung des Standards zu fördern. Den Kommunen wird durch die Bereitstellung einer offiziellen DIN-Spezifikation auch eine bessere Möglichkeit gegeben, in ihren Ausschreibungen die Einhaltung der dort aufgeführten Anforderungen im Rahmen der Beschaffung von Softwarelösungen zu fordern.

Da Dokumenten-Management-Systeme an praktisch jede Software in der Verwaltung angebunden werden müssen, kommt dieser DIN SPEC eine große Bedeutung zu, d. h., die Auswirkungen dieses Standards und damit auch der Nutzen für die Kommunen sind gravierend. Aber auch für die Softwarehersteller gibt es positive Effekte. Die Zahl der Schnittstellen wird drastisch reduziert und damit auch die dafür notwendige Softwarepflege. Knappe Personalressourcen können an anderer Stelle effektiver eingesetzt werden und ein einheitlich ausgereifter Schnittstellenstandard bietet deutlich mehr Investitionssicherheit.

Es ist geplant, den Standard weiter zu entwickeln und zu pflegen. Interessierte Unternehmen können sich an der Weiterentwicklung beteiligen.

Die DIN SPEC kann kostenfrei beim Beuth Verlag des DIN heruntergeladen werden.

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